Retour

coordinateur / coordinatrice de cabinet

ipso santé recrute !

À propos

ipso santé est un réseau de cabinets médicaux fondé en 2012 par des médecins, des ingénieurs et des spécialistes en organisation. Sa mission : réinventer la médecine de proximité pour répondre aux défis actuels et garantir des soins de qualité accessibles à tous. 

La conviction d’ipso santé est qu’il est nécessaire de faire évoluer la médecine vers des approches plus collaboratives, plus pratiques pour les patients, plus orientées vers la prévention et le relationnel.

Pour cela, professionnels de santé et ingénieurs travaillent côte à côte dans les cabinets ipso pour développer les outils utilisés au quotidien, notamment des logiciels médicaux développés en interne.

ipso santé a un concept qui a fait ses preuves, avec notamment des indicateurs de qualité et d’efficience supérieurs aux normes du secteur, un fort engouement des patients et un modèle économique éprouvé. L’entreprise compte six cabinets médicaux à Paris et Lyon, pour une équipe soignante d’une centaine de personnes et 150.000 consultations par an. Elle vise à 5 ans un réseau d’au moins 20 cabinets pour couvrir les besoins d’environ 500.000 patient·es.

L’ambition d’ipso santé est avant tout sociétale : promouvoir un modèle de système de santé durable, équilibré et vertueux.

Descriptif du poste

les missions

En binôme avec un·e associé·e, le coordinateur / la coordinatrice est en charge de la coordination générale de l’ensemble des opérations et projets sur le cabinet. Cette personne est responsable de l’animation de l’équipe (de 15 à 40 personnes : soignant·es, personnel d’accueil et fonctions supports) et de la gestion au quotidien du cabinet.

Les missions du poste sont amenées à évoluer à mesure que le cabinet grandit et que le réseau ipso croit.

Les missions au quotidien sont les suivantes :

1/ coordination

  • prioriser, coordonner et faire avancer les différents sujets

  • assurer la communication interne, planifier et animer des réunions

  • superviser le confort de l’équipe, la convivialité, la bonne tenue de l'environnement de travail, et résoudre les problèmes au quotidien

  • superviser les achats, la logistique, la gestion des stocks et du matériel, les petits travaux et réparations, et les relations fournisseurs

  • dépanner sur l’accueil quand nécessaire et, résoudre les problèmes rencontrés à l’accueil

  • participer à l’installation du cabinet (petits travaux, aménagements, etc.)

2/ administratif et financier

  • gérer la paie (salaires et rétrocessions) et les démarches contractuelles, assurer le premier niveau de réponse sur les questions sociales et administratives de l’équipe

  • assurer l’interface avec l'équipe administrative & financière, les banques, assurances et organismes sociaux

  • suivre les équilibres économiques, la caisse du cabinet et la facturation

  • assurer et analyser le reporting opérationnel : commentaires/réclamation patient·es, tableau de bord et baromètre d’équipe mensuels

  • participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

3/ animation d’équipe

  • gérer l'intégration des nouvelles recrues

  • accompagner l’équipe dans sa montée en compétences

  • organiser les plannings des médecins & assistant·es et identifier les besoins en recrutement

  • assurer les entretiens individuels des assistant·es médicaux/médicales

  • s’assurer du bien-être individuel et collectif de l’équipe

  • participer aux décisions RH, conjointement avec l’équipe d’associ·es

Puis quand les fondamentaux sont maîtrisés, il est possible de participer à des missions transverses de développement du projet ipso, par exemple :

  • recruter et développer des formations

  • piloter des projets d’amélioration opérationnelle (développer de nouveaux outils ou processus)

  • piloter des projets transverses de développement (par exemple prospection et ouverture de nouveaux cabinets, lancement de nouvelles activités, initiatives de santé publique, etc.)

  • s’investir dans la communication et le développement du réseau ipso

la formation et l’accompagnement

  • les premières semaines, formation en binôme avec un·e coordinateur/trice expérimenté·e sur un cabinet déjà ouvert

  • accompagnement dans la durée par le/la responsable formation métier

  • culture du compagnonnage et de l’entraide, accompagnement dans la progression

  • points réguliers pour évaluer la maîtrise des compétences, le savoir-être et la bonne intégration dans l’équipe

  • mise en place de coaching et de formations si besoin

Profil recherché

le profil recherché

Expériences souhaitées : Nous sommes intéressés par des personnes ayant de l’expérience en gestion de projet, management d’équipe et administratif.

Savoir-être et valeurs humaines : 

  • une capacité à être moteur et une bonne autonomie

  • un sens de l’organisation et de la rigueur

  • une capacité à se remettre en cause, l’envie de progresser et faire progresser les autres, faire preuve d’ouverture et de s’adapter

  • une capacité à animer une équipe, avec un esprit collectif, humble et bienveillant, à savoir gérer des situations humaines parfois complexes

  • une grande honnêteté intellectuelle, capacité à remonter les problèmes et recevoir du feedback

  • une capacité à rester efficace, optimiste et empathique même dans les moments difficiles

  • un sens éthique, une motivation pour la valeur sociale du projet

Le coordinateur/la coordinatrice est le point de contact principal de l’équipe, notamment les nouvelles recrues. Il/elle doit représenter les valeurs du projet et les insuffler à l’équipe. L’ambiance de travail est très bonne, le poste est exigeant et polyvalent, vous êtes beaucoup sollicité·e et challengé·e. 

Compétences techniques :

  • la capacité à faire des plans d’action détaillés, à prioriser et à organiser une équipe

  • une compréhension de base du fonctionnement comptable, fiscal, social, juridique, financier d’une entreprise

  • une bonne maîtrise des outils de bureautique, notamment Excel/Google Sheet, et d’une manière générale une aisance minimale avec l’informatique et les nouvelles technologies

  • une expression orale et écrite claire et synthétique

La connaissance du milieu médical est un plus, mais n’est pas indispensable.

les conditions du poste

Type de poste : CDI

Statut : cadre

Horaires : horaires classiques de bureau, avec ponctuellement des horaires décalés (les cabinets sont ouverts sur des horaires étendus afin de proposer une permanence de soins). Grande souplesse pour s’organiser (horaires libres, télétravail ponctuel).

Lieu, au démarrage :

  • les 3 premières semaines sur Lyon en présentiel (12 bis boulevard Jules Favre - 69006 Lyon)

  • les 2 ou 3 mois suivants, minimum 3 jours/semaine sur Lyon et télétravail (organisation à discuter selon contraintes personnelles)

puis : 182 avenue de Toulon - 13010 Marseille + déplacements ponctuels à Paris/Lyon quelques fois par an

NB : prise en charge du transport et du logement pour les déplacements à Paris/Lyon

Rémunération :

  • 34 700€ brut par an, dont prime annuelle (38 750€ bruts par an pour les profils avec une expérience significative sur un poste similaire)

  • statut cadre au forfait jour, 12 jours de RTT par an

  • tickets restaurant de 9€ / jour travaillé, pris en charge à 60% par ipso

  • complémentaire santé prise en charge à 90% par ipso

  • prévoyance prise en charge à 100%

  • remboursement de la moitié de l’abonnement transport comme prévu par la loi, ou forfait mobilité durable

Évolution : des progressions relativement rapides sont possibles sur le poste. A plus long terme il est possible d’évoluer vers d’autres rôles.

Pour en savoir plus sur le vécu du poste regardez la vidéo de Florine, et/ou celle de Mélanie

Process de recrutement

  • un entretien de pré-qualification en visio

  • un tour d'entretiens sur Paris (entretiens RH et mises en situations) - billets de train pris en charge

  • un entretien de validation à Marseille

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Date de début : 03 février 2025
  • Lieu : Marseille
  • Télétravail ponctuel autorisé
  • Salaire : entre 34700€ et 38750€ / an
Postuler