Direction administrative et financière

éléments de contexte

• Une structure complexe et en croissance

  • Groupe d’entreprises (4 structures), multi sites (6 sites à Paris & Lyon, bientôt 9 avec notamment des ouvertures à Rennes & Marseille), complexité analytique et juridique spécifique au secteur
  • Activité hybride (médicale et R&D) ce qui induit une complexité fiscale (par ex activités dans et hors champ TVA)
  • ~180 personnes (salariés et professionnels de santé libéraux)
  • File active de plus de 50.000 patients, pour plus de 180.000 prises en charge par an
  • Croissance régulière (35 à 40% par an), et ambitions de développement élevées
  • Stratégie construite autour de l’impact social et le long terme
  • Modèle économique établi et équilibre économique sur les opérations, mais besoins de financement importants pour accompagner la croissance et des investissements en R&D

• L’équipe

  • Besoin d’étoffer l’équipe avec un profil sénior capable de superviser et structurer l’ensemble du pôle, dans un contexte de culture collaborative et peu hiérarchique
  • Nous envisageons également des recrutements complémentaires pour renforcer l’équipe, qui seront à la main de la nouvelle personne, en fonction des besoins identifiés
  • Équipe actuelle : 1 ETP en interne sur la partie finance/comptable (~6 ans d’expérience dans la fonction dont 2 chez ipso santé) + DAF part-time (avec sa propre équipe en support) + forte implication historique d’un des fondateurs (mais qui a vocation à décroître). Il est prévu que le DAF part-time continue à intervenir pour le moment, sur des dossiers de financement / levée de fonds et/ou la mise en place d’outils, en fonction des besoins et en bonne intelligence avec l’équipe interne
  • Les interlocuteurs au quotidien et personnes ressources : travail avec un cabinet d’expertise comptable, un conseil social, une avocate corporate, 2 CAC, des courtiers en assurances, 4 banques, des relais sur les sujets RH et gestion sociale avec le pôle interne dédié, des relais locaux avec un coordinateur sur chaque site, une capacité de support technique interne (équipe de 15 développeurs, un data scientist, un expert excel)

• les enjeux du pôle

  • Le pôle a déjà un bon niveau de structuration : nombreux process et outillage métier (spendesk, pennylane, connecteurs banque, google workspace, bases de données centralisées et nombreux outils internes d’automatisation)
  • Points d’amélioration notables : pilotage financier général, gestion de notre trésorerie et de nos comptes bancaires, suivi et fluidité de nos processus juridiques récurrents, structuration et automatisation du suivi social et fiscal des professionnels de santé libéraux, outils et procédures de contrôle de gestion, organisation de la communication interne sur les sujets financiers et administratifs, optimisation de la recherche de subventions et financements, fluidité du fonctionnement avec les experts-comptables

le rôle

Le poste vise à organiser et superviser le pôle administratif et financier de l’entreprise, en lien direct notamment avec les membres du comité de direction et du comité stratégique (board d’actionnaires).

Le directeur administratif / la directrice administrative et financière veillera à ce que l’ensemble des missions du pôle soient couvertes efficacement, en structurant et accompagnant la montée en compétences et en ressources de l’équipe.

les missions actuelles du pôle :

• stratégie, pilotage et organisation

  • participer à définir et mettre en oeuvre la stratégie financière de l’entreprise
  • prioriser les sujets et structurer le plan de travail à l’échelle du pôle administratif et financier
  • structurer l’organisation administrative et les flux d’informations et de traitement pour l’ensemble de l’entreprise, élaborer et améliorer sur la durée les procédures

• juridique / corporate

  • veiller au respect des cadres légaux et réglementaires en vigueur
  • assurer le suivi juridique et maîtriser les risques pour les différentes entités du groupe, en relation avec notre avocate : AG, contrats, éventuels contentieux, etc.
  • négocier et mettre en place les contrats d’assurance (responsabilité civile, multirisques, prévoyance, etc.) pour le groupe et ses praticiens associés

• prévisionnels / reporting / trésorerie

  • construire et fiabiliser les prévisionnels, le reporting financier, ESG/impact et opérationnel
  • organiser le processus budgétaire, le pilotage du P&L et de la trésorerie à l’échelle du groupe, de chaque site et de chaque structure
  • organiser la communication interne et à destination des actionnaires sur les états financiers / l’activité

• contrôle financier et de gestion

  • développer des processus, outils et indicateurs pour mieux identifier les risques et aider à prendre des décisions opérationnelles
  • sécuriser les flux et procédures internes
  • suivre et organiser les paiements des principaux fournisseurs transverses

• comptabilité

  • superviser la comptabilité générale et analytique des entreprises du groupe (en lien avec les experts comptables) et les clôtures trimestrielles et annuelles

• gestion sociale / paie / fiscalité

  • assurer un premier niveau de support technique aux coordinateurs de site et aux associés sur les questions sociales et fiscales, en lien avec nos conseils externes
  • faire de la veille sur l'évolution de la législation sociale et fiscale, la convention collective, piloter les processus d'accords d'entreprise

• financements

  • participer à l’élaboration de la stratégie de financement
  • arbitrer entre les options sur les dossiers immobiliers
  • monter et négocier des dossiers de crédit bancaire et de subventions
  • piloter les processus de levée de fonds

• d’une manière générale support aux coordinateurs de chaque site sur ces différents sujets (développer des process, outils et formations, accompagner sur les cas complexes qu’ils ne peuvent pas traiter en autonomie), arbitrages entre centralisation et décentralisation

les objectifs

• 3 premiers mois :

  • s’approprier la culture d’entreprise et les enjeux
  • analyser l’organisation existante, questionner et remettre en question ce qui est en place tout en s’adaptant au contexte culturel
  • construire une relation de confiance avec les différents interlocuteurs clés du poste
  • affiner et s’approprier les objectifs du poste, et la roadmap de travail

• 3 à 6 mois :

  • structurer la répartition des rôles et responsabilités au sein du pôle, en veillant à donner une place cohérente et motivante à chacun
  • prendre progressivement le lead sur les sujets comptables, juridiques et fiscaux prioritaires, certains dossiers de financement
  • prendre en main le pilotage de la trésorerie

• 6 mois + : prendre en main et piloter l’ensemble des missions du pôle